تلك العبارة وأخرى مثل أنا في اجتماع الآن أو أنا عندي أكثر من اجتماع اليوم... أو يمكنك مراجعتنا قبل الساعة... لأننا نبدأ اجتماعاتنا بعد تلك الساعة. هل بدأت اجتماعاتنا تأخذ شكلًا أو منهجية غير تلك التقليدية؟ هل نجده صعبًا تحديد مدة محددة للاجتماعات أحيانًا؟ هل نصل إلى قناعة بضرورة عقد اجتماع من عدمه في ظل توافر الوسائل الأخرى للتواصل؟
ربما نتفق سيدي القارئ على حقيقة مهمة، وهي أن بعض اجتماعاتنا قد تكون كلفة غير مبررة تتحملها المؤسسة بدلًا من أن تكون استثمارًا للوقت والجهد والمال. فعندما نطلب من عدد من المسؤولين العاملين ترك أعمالهم والحضور في قاعة الاجتماعات ولمدة قد تطول لساعات لبحث موضوع معيّن قد يمكن التعامل معه من خلال وسائل أخرى، فإن هذا يعني وببساطة أننا قد قمنا بتعطيل هؤلاء العاملين عن أداء مهامهم، وبالتالي تعطيل مصالح الآخرين ومصلحة المؤسسة في ذات الوقت، أليس هذا صحيحًا؟
نعم فكما تؤكد بعض المصادر أنه من الضروري أن تكون هناك أسباب قوية وواضحة لعقد الاجتماع، فكثيرًا ما يضيع وقت العمل في نقاش ليس له أية صلة مباشرة بموضوع الاجتماع، أو أنه من الممكن أن يتم هذا من خلال البريد الإلكتروني أو مكالمة هاتفية. وللاجتماعات كما نعرف سيدي القارئ أُسس ومعايير لا بد من توافرها لكي تصبح ذات مردود ملموس وتحقق أهدافها. فما هي هذه الأُسس؟
ربما نجد بعضًا من الإجابة من خلال رد الرئيس الراحل نيلسون مانديلا على سؤال طرح عليه كيف أصبح قائدًا عظيمًا نقلًا عن بعض المصادر. يقول مانديلا إنه تعلّم ذلك من والده. فقد كان يرافقه أثناء حضوره اجتماعاته مع قادة القبائل. كان يجلس الجميع في شكل دائري وكان والده يترأس الاجتماع، ولكنه كان يحرص أن يكون آخر المتحدثين، ليعطي الحضور فرصة التحدث وإبداء الرأي بحرية دون التأثير بأي رد مسبق من رئيس الاجتماع، هذا الأسلوب كما يقول مانديلا كان يتيح لوالده فرصة الاستماع الجيد وقراءة أحاسيس المشاركين وهم يدلون بآرائهم. ما رأيك سيدي القارئ؟